Kraków, dn. 11 lutego 2024 r.

REGULAMIN UCZESTNICTWA

w XII Konferencji Naukowej Stowarzyszenia Miłośników Witraży
Ars Vitrea Polona

„Witraże wobec zagrożeń i wyzwań XXI wieku.”
TORUŃ 18-20 PAŹDZIERNIKA 2024

§ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem i koordynatorem XII Konferencji Naukowej Stowarzyszenia Miłośników Witraży Ars Vitrea Polona „Witraże wobec zagrożeń i wyzwań XXI wieku” (dalej Konferencja Naukowa) jest Stowarzyszenie Miłośników Witraży Ars Vitrea Polona (dalej AVP).
2. Uczestnikiem wydarzenia może być osoba fizyczna, w szczególności student, doktorant, pracownik naukowy, przedstawiciel firmy lub administracji publicznej, który spełni łącznie wszystkie elementy zawarte w §2 pkt 1.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa na Konferencję Naukową i obowiązują wszystkich Uczestników.
4. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu oraz jest formą zawarcia zobowiązań pomiędzy
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień regulaminu i zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Uczestników za pośrednictwem poczty

§ 2 WARUNKI UCZESTNICTWA 

1. Warunkiem uzyskania statusu Uczestnika Konferencji Naukowej jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
   1. wypełnienie i wysłanie formularza zgłoszeniowego,
   2. otrzymanie od Organizatora za pomocą systemu online potwierdzenia rejestracji, w przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 3 dni roboczych od momentu rejestracji uprasza się o kontakt pod adresem mailowym:  biuro@arsvitrea.pl
   3. jeżeli Uczestnik wybrał usługi dodatkowe w formularzu zgłoszeniowym, to uiszczenie należności w terminie przewidzianym przez Organizatora.
      W przypadku braku wniesienia należności nastąpi automatyczne anulowanie usług dodatkowych, o czym uczestnik zostanie poinformowany drogą mailową.
2. Organizator zastrzega sobie prawo odrzucenia prawidłowo wypełnionego formularza zgłoszeniowego bez podania przyczyny.
3. Wyróżnia się trzy formy uczestnictwa w wydarzeniu:
   1. udział bierny – Uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z §2 pkt. 1, w ramach udziału biernego przysługuje mu materiały konferencyjne, zaświadczenie potwierdzające udział w konferencji; uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana na Konferencję Naukową będąca współautorem wystąpienia, ale nie prezentująca zgłoszonej pracy;
   2. udział czynny – Uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z §2 pkt. 1 oraz zgłoszenie zostało zaakceptowane przez Organizatora; uczestnik czynny ma możliwość wygłoszenia zgłoszonego referatu naukowego lub komunikatu oraz publikacji artykułu naukowego, materiały konferencyjne, zaświadczenie potwierdzające udział w konferencji i wygłoszenie referatu naukowego.
   3. udział czynny zdalny – Uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z §2 pkt. 1 oraz zgłoszenie zostało zaakceptowane przez Organizatora; uczestnik czynny ma możliwość wygłoszenia zgłoszonego referatu naukowego w trybie zdalnym za pomocą ustalonego z Organizatorem narzędzia internetowego do prowadzenia wideokonferencji oraz publikacji artykułu naukowego, materiały konferencyjne, zaświadczenie potwierdzające udział w konferencji i wygłoszenie referatu naukowego.
4. Prace zgłoszone na Konferencję Naukową (referaty naukowe / komunikaty) mogą mieć maksymalnie trzech autorów, z czego tylko jeden z nich jest zobligowany do jej wygłoszenia w czasie Konferencji Naukowej.
5. Uczestnik jest zobowiązany do terminowej rejestracji tematu wystąpienia, terminowego naniesienia ewentualnych poprawek oraz zmian w pracy. Pełne zgłoszenie następuje po otrzymaniu maila z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu tematu. W przypadku braku kontaktu mailowego w sprawie zgłoszonego tematu w ciągu 7 dni od daty jego rejestracji, Uczestnik ma obowiązek skontaktować się z Organizatorem w celu wyjaśnienia opóźnienia.

 § 3 ZASADY KONFERENCJI

1. Organizator ustala plan Konferencji Naukowej oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
2. Organizator ma prawo wyboru zgłoszonych tematów i ich kwalifikacji do prezentacji w formie wygłoszenia referatu naukowego / komunikatu oraz nieprzyjęcia zaproponowanego tematu.
3. Organizator ma prawo do rejestrowania wystąpień uczestników czynnych oraz ich późniejszej publikacji na stronie internetowej www.arsvitrea.pl oraz powiązanych serwisach społecznościowych
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z Konferencją Naukową.
6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego, w tym za m.in. nazwę/logo, prezentację, komunikat. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione podczas Konferencji Naukowej przez niego lub delegowane przez niego osoby.
7. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.

§ 4 REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI NAUKOWEJ

1. Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji Naukowej może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail biuro@arsvitrea.pl
2. Opłata rejestracyjna oraz pozostałe opłaty nie podlegają zwrotowi, z wykluczeniem sytuacji opisanych w §2 pkt 2. oraz w §4 pkt 3.
3. Ze względu na zmianę terminu Konferencji Naukowej, w przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału następnym terminie, Organizator zobowiązuje się do zwrotu opłat dodatkowych w terminie do 14 dni od dnia zgłoszenia.

§ 5 WIZERUNEK

1. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na używanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez Organizatora dla celów reklamowych, promocyjnych, marketingowych związanych z działalnością Organizatora.
2. Niniejsza zgoda nie jest ograniczona ani czasowo, ani terytorialnie i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności plakaty reklamowe, ulotki, drukowane materiały promocyjne, spoty telewizyjne, reklamę w gazetach i czasopismach oraz w Internecie itp.
3. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku w zakresie sprecyzowanym w pkt. 2.

§ 6 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Rejestrując swój udział w Konferencji Naukowej, Uczestnik przekazuje swoje dane osobowe, które wykorzystane zostaną wyłącznie na potrzeby organizacji Konferencji Naukowej, a także dla celów wydawniczych i marketingowych, związanych ściśle z Konferencją Naukową oraz akceptuje politykę prywatności Organizatora. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie uda się przesłać informacji organizacyjnych. Podstawą przetwarzania danych jest zgoda, o której mowa w 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (w skrócie RODO).
2. Rejestrując swój udział w Konferencji Naukowej, Uczestnik wyraża zgodę na utrwalenie swojego wizerunku podczas Konferencji Naukowej w postaci zdjęć, filmów i nagrań oraz na jego rozpowszechnianie w związku z Konferencją Naukową na stronie internetowej Organizatora oraz na stronach powiązanych Organizatora w serwisach społecznościowych.